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Arrivée en octobre 2023 à la mairie de Houlgate (Calvados), Noémie Lecomte vient tout juste d’achever sa mission au sein de la municipalité. La jeune archiviste avait été recrutée afin de procéder à une importante opération de tri dans les documents de la Ville, entassés depuis de nombreuses années dans les sous-sols du bâtiment municipal. Son objectif : « faire du tri dans les documents anciens, entre ceux que l’on doit garder, ceux dont on a besoin, et ce qui n’est plus utile, qui doit être jeté, ou reversé en intérêt patrimonial aux Archives départementales du Calvados », précisait-elle alors.
Un grand tri qui concernait autant des documents d’état civil, de comptabilité, d’urbanisme…, que d’anciens procès-verbaux de conseils municipaux. « Quand on classe un fond de ce type, il y a beaucoup à éliminer, assure Julie Deslandes, directrice des Archives du Calvados, car il y a beaucoup de factures, de réponses d’entreprises à des marchés non-retenues, ce qui représente des volumes de documents considérables. Ce tri permet d’identifier ce qui est le plus précieux, et souvent le moins accessible ».
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Un tri avec méthode
C’est aujourd’hui l’heure du bilan pour l’archiviste, qui a remis d’équerre plusieurs milliers de documents désormais soigneusement ordonnés dans des boîtes cotées et annotées sur des étagères, dans les sous-sols de la mairie. Une expérience utile pour Houlgate et pour elle-même. « Ce travail était une première pour moi concernant des archives que l’on peut supprimer, c’est un peu stressant au début, car il ne faut pas se tromper… » reconnaît la jeune archiviste.
Pour parvenir à ordonner tous ces documents, épars pour la plupart, il a fallu agir avec méthode.
J’ai procédé par zones. J’ai commencé par enlever tout d’abord tout ce qui pouvait être facilement identifiable et éliminable, notamment dans des boîtes. Ensuite, c’était du vrac, des papiers sans boîte, qu’il faut identifier, ranger ou éliminer pour faire de la place.
Tout n’est pas non plus dans un désordre total, « certains dossiers ou thèmes étaient déjà rassemblés en cartons, comme les documents liés au casino par exemple ».
Vient ensuite la phase de regroupement et de rangement dans des boîtes à archives, disposées sur les étagères. « Après, j’ai fait une autre pièce, j’ai rangé dans l’ordre chronologique ou par thème, ce qui permet de mettre des cotes et faire l’inventaire ».
Des plans de 1858
Noémie Lecomte reconnaît avoir tiré de nombreuses satisfactions, « voir diminuer les piles de documents » en premier lieu, et surtout, « découvrir des archives datant de la période de la guerre, ou du XIXe siècle ». Parmi ses trouvailles, les plus anciens documents de la mairie : des plans de voirie communale, datant de 1858. « Certains documents étaient particulièrement recherchés, ils ont été retrouvés, d’autres non ».
Mais aussi de mauvaises surprises avec des boîtes laissées au sol depuis de très nombreuses années, qui ne tiennent plus le coup lorsqu’on s’en saisit, « elles se sont décrochées sous l’effet de l’humidité, quand j’ai vu que cela datait, j’ai compris leur importance ». On y trouvait notamment d’anciens plans des lotissements du quartier de la gare, datant de 1880. Une intervention plus poussée peut être alors indispensable. Dans ce cas, « les documents ont été confiés aux Archives départementales, séchés, consolidés, en attente de restauration » précise Julie Deslandes.
Le Département du Calvados peut intervenir pour contribuer à sauver certains documents très endommagés, puis vient l’étape de restauration pour certaines pièces, car si cela a été trop abîmé ou si c’est trop humide, on ne va pas pouvoir les numériser. Même si cela n’a pas de sens de tout numériser pour des raisons de stockage et de coûts.
Les pièces les plus anciennes seront quoi qu’il en soit mises en dépôt aux Archives départementales « pour être numérisées, ou pour favoriser leur communication auprès du public ».
70 mètres linéaires éliminés
Dans les sous-sols de la mairie, les étagères accueillent désormais plus de mille boîtes à documents, alors que plus de 70 mètres linéaires d’archives ont été éliminés, « car les documents ne présentaient plus aucun intérêt aujourd’hui » indique Noémie Lecomte. Pour la suite, les agents de la municipalité ont pour mission de poursuivre l’archivage ordonné et d’élimination de certains documents, au fur et à mesure, en suivant les conseils de l’archiviste.
La potentielle numérisation de l’intégralité des documents n’est pas encore à l’ordre du jour, d’autant qu’elle ne serait pas obligatoirement synonyme de gain de place, « numériser ne veut pas nécessairement dire que l’on va jeter l’original » précise Julie Deslandes.
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