Elle est la sentinelle de l’Histoire de Rambouillet et des Rambolitains. Responsable des archives communales et archiviste, c’est elle qui collecte, trie, range, conserve, valorise les innombrables documents quotidiennement versés par les services municipaux, les particuliers ou les associations. Lydia Gravina, passionnée par son métier, nous a fait visiter les deux bâtiments fermés au public, où sont stockées les archives communales. On vous raconte.
En 2011, pour répondre aux obligations légales de conservation des archives publiques, qui sont des biens appartenant à l’État et aux collectivités territoriales, la Ville de Rambouillet a créé un service d’archives. Face à la quantité, à l’hétérogénéité des documents et à leur durée variable d’archivage, et au regard de ce qu’elle nous a fait découvrir en coulisses, mieux vaut être rigoureux, précautionneux et méthodique.
Des demandes de plus en plus nombreuses
Son quotidien ? Verser les documents qu’elle reçoit des services ; trier pour déterminer ce qui doit être conservé ou pas, et si oui, combien de temps, ou encore effectuer des recherches historiques en vue d’expositions. Après l’éclairage public, l’inauguration du rond-point Tivoli, les quartiers, c’est sur la thématique des façades de maisons que Lydia Gravina, travaille actuellement. Autre tâche : traiter les demandes qui émanent de particuliers et qui sont de plus en plus nombreuses. « L’autre jour, j’ai reçu une demande d’un Rambolitain, qui souhaitait savoir qui était l’architecte de sa maison. Beaucoup de personnes souhaitent aussi faire leur arbre généalogique, et s’ils savent que leurs aïeux sont nés à Rambouillet, ont eu des enfants ou se sont mariés ici, je peux les renseigner. Je peux aussi me rendre aux archives départementales. C’est un travail de fourmi ».
Recevoir des historiens, des étudiants, des curieux fait aussi partie de son travail. « L’accès aux bâtiments n’est pas autorisé, mais les gens lisent les documents que j’ai auparavant recherchés dans mon bureau. Je suis en quelque sorte Sherlock Holmes ».
Temporaires ou gardées à vie
Le type d’archive détermine son emplacement. Si ce sont des archives intermédiaires, amenées à être éliminées, elles sont stockées dans le “bunker”, un ancien bâtiment militaire où se trouvaient les munitions. Aussitôt le document archivé, Lydia Gravina indique à quel moment il faudra l’éliminer. Son secret ? Anticiper. « Les bordereaux d’élimination sont déjà prêts pour 2052 ! ». Quand la durée d’archivage arrive à terme, il faut éditer un bordereau d’élimination, qui est signé par le maire, responsable des archives pendant toute sa mandature, le faire valider par les archives départementales qui représentent le préfet, avant la destruction réglementaire dudit document. « Les choses doivent être faites dans les règles de l’art ». Cinq tonnes, c’est le volume éliminé chaque année en moyenne, sur site, par une société spécialisée.
Si en revanche, il s’agit d’archives définitives, dont on ne peut se dessaisir, elles sont gardées à vie dans le local patrimonial. Fonds ancien, registres paroissiaux, cartes et plans faits à la main, photographies, registres des délibérations communales, cartes postales d’époque mais aussi vieux journaux, code du patrimoine oblige : « Il nous manque certaines années durant la Seconde Guerre mondiale, mais sinon, nous les avons tous ». Sont aussi stockées pour les protéger de l’humidité des œuvres du Palais du Roi de Rome et des maquettes du Rambolitrain.
Toutes les précautions sont prises pour la conservation des documents dans des locaux sécurisés. Les registres ne sortent pas du local patrimonial. « Le papier s’abîme très vite ». Autre précaution en raison de la réglementation très stricte en matière d’archivage : la température au dépôt. Entre 18 et 25 degrés. Ni plus, ni moins. Été comme hiver. Des boîtes traitées anti-feu et anti-humidité sont même prévues, pour les documents les plus fragiles. En lieu et place d’étiquette, une écriture qui restera à vie, grâce à un crayon gras spécial.
« On a ici toute la vie des Rambolitains, c’est notre Histoire », confie-t-elle en nous montrant le document le plus ancien, un registre paroissial de 1628 ou encore le registre du conseil municipal de 1787. « Ce sont les vestiges du passé et les fondements de l’avenir ».
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