
Archiviste au centre de gestion du département, Nadège Demarty a terminé vendredi 12 avril une mission à la mairie de Motreff. Pendant cinq jours, elle a mis à jour le classement de documents divers : urbanisme, État civil, comptes rendus de conseils municipaux, salaires etc. Un gros inventaire avait été effectué pendant six semaines en 2011 lors du déménagement dans la nouvelle mairie. Cette fois, il s’agissait de faire place nette avant le départ à la retraite le 1er novembre, de la secrétaire de mairie, Odile Thomas. « L’objectif est de faciliter le travail de celui ou de celle qui me succédera », explique cette dernière.
8,5 mètres linéaires traités
Pendant ces cinq jours, l’archiviste a traité 8,5 mètres linéaires de documents, désormais soigneusement rangés dans une pièce spécialement aménagée à l’étage de la mairie. « La plupart des documents examinés au cours de ces cinq jours sont récents mais il restait quelques pièces qui n’avaient pas pu être traitées lors du précédent archivage parmi lesquels un document datant de 1940 », explique la jeune femme. Même si la commune en conserve la propriété, ce document sera stocké aux archives départementales.
Mais les documents qui n’ont plus d’utilité administrative ou historique sont éliminés. « Cela se fait dans un cadre rigoureux, précise Nadège Demarty. Les bordereaux d’élimination sont soumis aux archives départementales. Le directeur en a le contrôle scientifique et technique, c’est une mission d’État ». Ce qui est conservé définitivement fait l’objet d’une cotation et d’un inventaire qui servira d’outil aux services administratifs.
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